Le secteur non-marchand est confronté à une vague de départs à la retraite. Quand une personne a occupé un poste pendant des années, elle emporte avec elle une mémoire et des savoir-faire. Comment préserver cet héritage et préparer la relève? Competentia vous propose 2 outils et une étude pour vous y aider.
Un enjeu pour les ASBL
Le vieillissement de la population entraine déjà, et va entrainer encore plus, de nombreux départs à la retraite. Le secteur non marchand est particulièrement concerné par cette tendance !
- La génération de travailleur·euse·s engagé·e·s dans les années 1980-90, lors du développement de l’action sociale, arrive progressivement en fin de carrière
- La part de jeunes travailleur·euse·s (moins de 26 ans) y est plus faible que dans d’autres secteurs.
Préserver et transmettre
Cette réalité démographique soulève l’enjeu de la transmission de la mémoire et des savoirs au sein du secteur. Bon nombre d’asbl sont nées et se sont construites grâce et avec des personnes très engagées dans leur travail.
Souvent, ces personnes ont façonné leur fonction au fil des années. À leur départ, l’organisation court le risque de perdre une partie de sa mémoire vivante !
Attention aux postes uniques
Ce risque de perte de mémoire est particulièrement fort lorsqu’il s’agit d’un « poste unique », occupé par une seule personne et dont le contenu a évolué avec le temps et l’expérience accumulée. Reprendre ce type de fonction du jour au lendemain est très difficile sans préparation…
Ces transitions soulèvent un défi majeur : préserver et transmettre les savoirs, pratiques et valeurs des personnes qui s’en vont.
Une recherche à (re)découvrir
La recherche "Le processus de transition « ancien » - « nouveau » dans le cadre d’une fonction unique" menée par le Cerso en collaboration avec Competentia, montre qu’une transition mal préparée peut fragiliser l’intégration de la nouvelle personne, déstabiliser l’équipe et entraîner une perte importante de connaissances.
À l’inverse, une transmission structurée facilite l’accueil, renforce la continuité des projets et soutient la dynamique collective !
Anticiper n’est pas un luxe
Pour être bien mené, le travail de transition commence bien avant le départ effectif. Anticiper suffisamment à l’avance permet de repenser la fonction, de mettre à jour les responsabilités et de préparer les informations essentielles à transmettre.
Cette préparation offre également un espace de reconnaissance pour la personne qui part. Lui donner le temps d’expliciter son expérience permet aussi de valoriser son parcours et sa contribution à l’organisation !
50 nuances de transition
Différentes modalités de transmission sont possibles: du simple vade-mecum à l’immersion prolongée entre l’ancienne et la nouvelle personne. Remettre un dossier et quelques consignes, c’est le strict minimum mais ça ne suffit pas à transmettre une mémoire.
Une passation efficace permet de partager à la fois des connaissances explicites, comme les procédures ou les échéances, et des connaissances plus informelles : les habitudes d’équipe, les partenaires clés ou les codes du secteur. Organiser une période de « co-présence » est souvent compliqué à réaliser, mais c’est la formule qui permet le mieux de transmettre ces « savoirs tacites ».
Préparer demain dès aujourd’hui
Aucune organisation n’échappe aux départs. Mais toutes peuvent choisir la manière de les vivre. Préparer une transition, ce n’est pas seulement organiser un remplacement : c’est prendre soin des personnes, des projets et des connaissances qui font la richesse de l’association.
Au-delà de son utilité pour la personne qui arrive, prendre ce temps permet à l’organisation de
- mieux comprendre le contenu réel d’une fonction parfois méconnue
- préserver la mémoire professionnelle
- rendre visibles des savoirs qui restent souvent implicites.
Des outils à adapter
Competentia propose 2 outils pour accompagner les ASBL dans cette démarche de passation de poste.
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La fiche Gérer_une_passation_de_poste présente une méthode structurée qui accompagne chaque étape, de l’anticipation du départ à l’évaluation de la transition.
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Le Vade-mecum de passation de poste vous aide à structurer les informations indispensables à la continuité de la fonction : projets en cours, personnes ressources, échéances, procédures, histoire du poste ou encore « ce que j’aurais aimé savoir en commençant ».
Objectif : vous aider à transformer un départ en opportunité de transmission plutôt qu’en perte de mémoire !