Quels facteurs de réussite pour vos projets compétences?

Pour favoriser la réussite de vos “projets compétences”, il est important de bien connaître et soigner votre cadre d’action. Questionner et comprendre l'environnement dans lequel le projet évoluera permet d’impliquer et d'anticiper les résistances.

Cela implique d’être attentif aux différents aspects de votre cadre d’action.

• Le cadre institutionnel, incluant la mission, les obligations légales et l'organigramme.
• La culture interne, qui influe implicitement sur les comportements au sein du projet.
• Autres facteurs facilitants: le sens, la légitimité, la communication et les moyens disponibles.

Connaître le cadre institutionnel

Le cadre institutionnel d’une organisation, c’est le contexte dans lequel celle-ci évolue. Ce cadre est défini à travers divers documents tels que les statuts, les décrets, l’organigramme, le projet pédagogique, le plan stratégique et/ou opérationnel, la politique ou charte de la formation, le ROI, etc.

Connaître ce cadre est un préalable à une bonne gestion des compétences.

La mission (ou objet social) d’une organisation définit sa raison d’être et ses objectifs.

Les actions menées évoluent dans le temps mais doivent toujours être alignées à 3 aspects.

• La mission (raison d’être) de l’organisation
• Sa vision (projection long terme)
• Ses valeurs (croyances communes partagées en interne)

Il s’agit d’une référence porteuse tant en interne (pour les travailleur·euse·s, les membres du CA, etc.) qu’en externe (pour les bénéficiaires, les pouvoirs subsidiants, etc.).

Les bases légales et institutionnelles d’une organisation sous-tendent forcément les décisions qui y seront prises en matière de gestion des compétences. Adressez-vous à votre fédération patronale et/ou organisation syndicale pour en savoir plus.

L'organigramme, votre guide pour comprendre l'organisation ! 
Bien plus qu’un simple schéma : c'est un outil essentiel d’analyse et de pilotage. Il vous permet de visualiser les différentes fonctions au sein de l’organisation, leurs rôles et niveaux de responsabilité. Grâce à lui, vous pouvez comprendre la structure hiérarchique et les liens entre les services ou les fonctions.

>>> Outil associé : L'organigramme

Considérer la culture interne

La culture interne de votre organisation est un de ses piliers centraux !

Il s’agit de l’ensemble des valeurs communes et partagées par les membres de votre organisation. Son impact sur les travailleur·euse·s est considérable, influençant positivement ou négativement leur expérience professionnelle. Or, chaque institution construit, parfois implicitement, une culture interne relative, notamment, à la gestion des compétences.

Prendre conscience de la culture de l’organisation permet

• d'anticiper les résistances aux changements ;
• de définir des objectifs de développement cohérents avec ce qui existe déjà ;
• d’adapter la stratégie de communication ; d’impliquer les travailleur·euse·s dans la vie associative;
• de s’inscrire consciemment dans une histoire
• et de mobiliser les pratiques porteuses déjà en place.

Si il existe une culture interne, il existe également une “culture d’apprentissage” (ou “culture formation”) interne qui conditionne et impacte tous les aspects liés à l’apprentissage. Conscientiser et considérer cette culture interne de l’apprentissage permet d’ aborder pertinemment la gestion des compétences.

>>> Outils associés : le fleuve de vie  et le blason

Ancrer vos actions

Parvenir à mettre en lumière le sens de vos actions et projets est un facteur clé d'engagement.

La perception du sens d'une action ou d'un projet est essentielle pour susciter l'adhésion et l'implication. Bien que la perception soit toujours subjective, il est possible et recommandé de donner collectivement du sens à un projet.

Offrir aux membres de l'équipe l'opportunité de co-construire ou de comprendre l'intérêt et l'importance d'un projet pour l'organisation et/ou ses bénéficiaires permet à chacun·e d'en saisir la valeur ajoutée. Cette démarche prévient également les risques de désengagement, de sabotage ou de démotivation.

Donnez du sens à vos projets :

• Ancrer le projet dans la mission (l’objet social) de votre organisation ;
• Identifier le besoin auquel le projet répond pour en saisir la plus-value ;
• Co-construire un objectif spécifique et mesurable, validé et communiqué à l’ensemble du personnel ;
• Réaffirmer le cadre légal et son importance pour la réalisation du projet.

Renforcez la légitimité de vos projets grâce à une gouvernance transparente et participative!

• Le système de gouvernance détermine comment sont organisées les prises de décision au sein d'une organisation, qui y participe et avec quel mandat.
• Un mandat, c'est l'autorisation accordée ou le rôle qui donne autorité à une personne ou un groupe de personnes pour agir au nom d'une autre entité, accompagnée d'un pouvoir décisionnel et d'une autonomie d'action.
• La légitimité d’un projet, d’une décision ou d’une action, se réfère au fait qu’une “autorité compétente” les a reconnu·e·s comme étant valides.

Lorsqu'une personne est mandatée et légitimée pour diriger un projet, elle bénéficie de la confiance et de l'autorisation de toutes les parties concernées pour agir en leur nom. Cela lui permet d'avoir une réelle marge de manœuvre et d'être “en conditions de réussite” pour mener le projet à bien.

5 clés pour une gouvernance participative de vos projets compétences

1. Impliquez l'ensemble des acteurs et actrices concerné·e·s dans le projet ;
2. Co-définissez le processus de sélection des personnes chargées du projet, en fonction du fonctionnement interne, par élection sans candidat, sur base volontaire, etc. ;
3. Clarifiez ensemble le modèle de prise de décision applicable dans l'organisation et/ou dans le projet ;
4. Définissez ensemble les mandats accordés aux personnes en charge du projet, définissant ainsi leurs responsabilités et leur autonomie ;
5. Obtenez la validation des personnes concernées et des organes de concertation à chaque étape importante du processus.

Favorisez une communication ouverte et transparente !

Lorsqu'un projet est lancé, il est fréquent de rencontrer des résistances. Prévoir des espaces de communication adaptés permet, entre autres, d’éviter ou de diminuer ces résistances.

Une communication efficace à de nombreux avantages.

• Permettre à chacun·e d'exprimer ses réserves, ses questions, ses avis et ses conseils
• Renforcer le sens et la légitimité du projet
• Maintenir le lien entre le groupe de travail, la direction, les représentant·e·s des travailleur·euse·s et l'ensemble des employé·e·s.

Les lieux de concertation sociale sont des opportunités pour communiquer et mobiliser toutes les parties en impliquant les organes de consultation intégrés à votre structure, tels que le Conseil d’entreprise, le CPPT ou la Délégation syndicale.

Communiquer à chacun·e une information claire et une place dans la réflexion aux moments opportuns favorise l’engagement de toutes et tous et la réussite de vos projets en gestion de compétences.

Optimisez vos ressources pour la réussite de votre projet !

Les moyens sont l'ensemble des éléments nécessaires à la réalisation et à la réussite d'un projet.

Les moyens peuvent prendre différentes formes: financières, humaines, matérielles et temporelles. Les prendre en compte dès le départ permet de définir le cadre et les ressources disponibles pour le projet, évitant ainsi les imprévus en cours de route.

Pour fixer des objectifs réalistes, il est essentiel de s'interroger dès le début sur la disponibilité et l'efficacité de ces ressources.

Il existe différentes stratégies selon l'équilibre entre ces ressources. Par exemple, si les moyens financiers sont abondants mais que le temps est limité, externaliser certaines tâches auprès d'un prestataire externe peut être une option judicieuse.

En connaissant, en allouant et en communiquant efficacement les moyens disponibles, les acteur·ice·s seront en mesure de préparer et de déployer leur projet dans des conditions optimales de réussite.