Organiser une formation

Construire un plan d'attaque

Trouvez le bon format pour la bonne personne

Chaque personne à des propres modes d'apprentissage privilégiés, des « stratégies d’apprentissages » développées au fil de ses expériences. Prendre conscience de ces stratégies d’apprentissages permet de proposer, dans la mesure du possible, des formats d'apprentissage adaptés. Cette logique est aussi valable pour les collectifs.

Cela souligne l'importance du dialogue et de la concertation dans la construction d'actions de formation. Un outil comme l’appreciative inquiry peut être utile, en mettant l’accent sur un moment réussi de transfert. 

Le·la référent·e formation peut ensuite identifier un format adapté aux stratégies du·de la travailleur·euse. Par exemple, si un·e travailleur·euse intègre mieux ses apprentissages à travers l’expérimentation, une proposition de tutorat ou de partage de pratiques dans une autre institution sera plus pertinente que l’inscription à un colloque.

Cet échange peut aussi générer une adaptation par le·la formateur·rice de ses méthodologies. Il·elle veillera aussi à offrir des espaces bienveillants d’expérimentation de nouvelles méthodologies d’apprentissages.

Identifiez des acteurs de la formation

Les opérateurs privés associatifs, commerciaux et indépendants

• Certaines associations sont spécialisées dans la formation. Elles emploient des formateur·rice·s salarié·e·s ou des prestataires ponctuel·le·s.
• D’autres associations, telles que les fédérations patronales, des regroupements de services ou les organisations syndicales, consacrent une partie de leurs activités à offrir des formations dans le domaine de leurs pratiques.
• Les opérateurs commerciaux sont spécialisés dans diverses disciplines, sous statut de sprl, coopérative ou SA.
• Les formateur·rice·s indépendant·e·s exercent à titre complémentaire ou principal. Certains ont été, ou sont encore, travailleur·euse·s dans une organisation du secteur non marchand.

Les tutelles du non-marchand

Elles offrent des formations sur catalogue en faisant appel à des opérateurs externes. D’autres reconnaissent des associations dédicacées à des formations dans ce secteur ; par exemple : catalogues ONE, AWIPH, DG Culture, Organismes de formation reconnus, Aides à la Jeunesse.

Les opérateurs publics

• L’enseignement de Promotion sociale propose des offres préétablies, et répond aussi à la demande pour organiser des formations « sur mesure ».
• Les Hautes Écoles et Universités proposent de plus en plus de formations continuées.
• Bruxelles-Formation, le FOREM en Wallonie, l’ADG en Communauté germanophone et le VDAB en Flandre répondent aux demandes de tout type d'organisation.
• Les services provinciaux à pour Namur, Liège et le Hainaut
• L’IFAPME (Institut wallon de Formation en Alternance et des indépendants et Petites et Moyennes Entreprises) et le service Formation PME (centre de formation pour les indépendants et les PME à Bruxelles) proposent des formations continuées, de chef·fe d’entreprise, et d'apprentissage.

Les Fonds sectoriels

Ils font appel à différents opérateurs pour mettre en œuvre des programmes. Ils proposent également des bourses de formation et des aides aux organisations qui doivent choisir leur formateur·rice.  Vous pouvez aussi utiliser le Catalogue Formaction.

Mettre en place une formation collective "sur mesure" en interne

Faites appel aux organismes de formation

Le Répertoire des Opérateurs de Formation de l’APEF (le ROF) est un annuaire de formateur·rice·s du secteur. Il n’est pas exhaustif mais présente un panel d’opérateurs potentiels. Si vous connaissez un opérateur dont vous êtes satisfait, n’hésitez pas à lui proposer de s’y inscrire.

Les asbl sont dorénavant soumises aux règles de marchés publics.

Le cahier des charges de formation

Le cahier des charges définit clairement et de manière complète, la formation à mettre en place : les modalités d’exécution, le cadre et le résultat attendu à la suite de la formation. Il sert à sélectionner un opérateur de formation et à organiser les relations avec celui-ci tout au long du projet de formation. C’est un outil de communication, document de référence pour l’équipe qui demande une formation et pour l’opérateur choisi.

Voici les points à prendre en compte pour rédiger un cahier des charges de formation :

• L’intitulé de la formation,
• Une description courte du contexte qui a motivé la demande de formation,
• Une description de l’association (mission, organisation, etc.),
• Le public concerné, ses caractéristiques en lien avec la formation suggérée, le nombre de personnes prévues et leur origine si des personnes d’autres associations se joignent au·à la demandeur·euse,
• Les objectifs de formation, formulés en termes de compétences attendues,
• Les critères d’évaluation de la formation,
• La qualification attendue des formateurs,
• Les dates, l’horaire, le lieu de la formation,
• Les critères de sélection de l’opérateur.

Critères de sélection

Le cahier des charges doit stipuler quels seront vos critères de sélection.

 Par exemple :

• Expérience de l’opérateur ?
  
  Dans le secteur (volume d’activités, expérience avec un secteur particulier, nombre de formateur·rice·s salarié·e·s/vacataires, références) 
  
  Dans la thématique
• Expérience du·de la formateur·rice ?
  
  Dans le secteur
  
  Dans la thématique (sur base du CV : nombre d’années en tant que formateur·rice, autres expériences professionnelles, nombre de jours de formation déjà données…)
• Contenu de l’offre et cohérence avec la demande
• Méthodes pédagogiques et expérience ? 
  
  Quelles sont les méthodes pédagogiques utilisées par l’opérateur ?
  
  Ces méthodes conviennent-elles aux personnes qui vont suivre la formation ?
  
  L’opérateur de formation a-t-il l’habitude du public avec lequel il va être en contact ?
  
  Quelle est l’expérience du·de la formateur·rice dans le domaine recherché ?
  
  Quel support pédagogique compte-t-il·elle utiliser ?
  
  Le·elle formateur·rice aborde-t-il le transfert des acquis dans sa méthodologie ?
• Adaptation ? 
  
  Quelle est la déontologie du·de la formateur·rice ?
  
  Ses valeurs semblent-elles cohérentes avec celles de notre institution ?
  
  Dans quelle mesure adapte-t-il·elle son offre de formation à notre demande ?
  
  Prend-il·elle le temps de discuter avec nous pour que la formation « colle » aux demandes du terrain ?
• Budget ? 
  
  Quand vous avez sélectionné plusieurs opérateurs, comparez les prix et le cas échéant, négociez.
  
  Attention à la TVA, qui n’est pas toujours comprise dans le budget annoncé.
  
  Vérifiez également la situation géographique du·de la formateur·rice pour maîtriser les coûts de déplacement.
• Délai ? 
  
  Dans quels délais souhaitez-vous organiser la formation ?
  
  Le·la formateur·rice est-il disponible ?
• Modalités pratiques ? période, jour de la semaine, horaire…
• Certains pouvoirs subsidiants ont des demandes particulières, comme le FSE qui exige que soit intégrée la dimension du Genre.

Convention

Une convention est un document écrit qui engage les deux parties les unes vis-à-vis des autres. C’est un document de référence synthétique qui assure un langage commun, bien utile en cas de litiges.

La convention est le résultat de la négociation et des précisions du cahier des charges. Elle reprend les éléments essentiels :

• Les coordonnées du·de la demandeur·euse de l’intervention en formation et le nom de son représentant
• Les coordonnées de l’opérateur de formation et du·de la formateur·rice
• Une description brève de la formation, de ses objectifs, du public, de la méthode pédagogique qui renvoie au cahier des charges éventuellement annexé
• Le coût de l’intervention de formation, y compris les autres frais tels que les déplacements, la restauration ou l’hébergement du·de la formateur·rice… et les modalités de paiement (délais, numéro de compte…)
• La « flexibilité du contrat » : possibilité de retrait ou d’ajout d’une activité, nombre minimum et maximum de participant·e·s, les rencontres éventuelles en vue de préparer l’intervention de formation, conditions d’annulation de la formation, suivis de la formation…
• Les références éventuelles à des balises déontologiques,
• Le lieu de la formation, les équipements éventuels, les éléments logistiques (matériel, locaux, repas…)
• Les dates de formation.

La convention est signée par tous les partenaires engagé·e·s (par exemple : s’il y a plusieurs demandeur·euse·s associé·es). Elle fait référence en cas de réclamation.

Certaines tâches qui suivent relèvent de la direction. D’autres seront remplies par le·la référent·e-formation. D’autres encore par le·la supérieur·e hiérarchique direct·e ou du·de la travailleur·euse. 

Avoir prévu son absence : remplacement ou réorganisation temporaire du service. Un frein à la formation fréquemment évoqué est « mais qui va s’occuper des bénéficiaires pendant mon absence ? ». Il est important de tenir compte de cette crainte pour que les apprenant·e·s puissent partir en formation l’esprit tranquille.

A noter que dans certains secteurs, l’employeur peut bénéficier, via les Fonds sociaux, du financement des travailleur·euse·s remplaçant la personne partie en formation. Il s’agit de « l’embauche compensatoire ».

• Vérifier la réception des documents administratifs, attestation de fréquentation ou congé-éducation payé
• Prévoir éventuellement un partage en équipe pour donner un écho à la formation
• Prévoir du temps de travail pour que le·la travailleur·euse puisse relire ses notes et organiser ses connaissances.
• Demander une évaluation de la formation au·à la travailleur·euse. L’évaluation peut également être intégrée dans le processus d’entretiens de fonctionnement.
• Examiner en équipe les changements possibles en lien avec cette formation de manière à en optimaliser les effets
• Et veiller au transfert des acquis! Penser à comment la personne poursuivra ses apprentissages et intégrera au fur et à mesure ses nouveaux acquis dans sa pratique professionnelle.

Comment s’organiser lorsqu’un·e travailleur·euse part en formation ?

La difficulté majeure de pratiquer une politique de formation continuée, pour tou·te·s, dans le non-marchand, est celle du temps que les travailleur·euse·s peuvent y consacrer. Seront-ils·elles remplacé·e·s pendant ce temps ?

En fonction des options de remplacement choisies, il est important de veiller à la législation sociale envers les travailleur·euse·s. Dans tous les cas, les législations sociale et sectorielle sont une base incontournable. L’employeur doit utiliser tous les moyens à sa disposition pour garantir le niveau de personnel requis.

Quelques exemples :

• Fermer un (demi) jour, assurer un service minimum, renvoyer vers une autre association. Le monde ne s’arrête pas (toujours) de tourner sans nous. 
• Réunir deux groupes de bénéficiaires pour une activité.
  
  Du côté de l'offre, des Fonds développent des modules très courts prêts à être activés pour une équipe. Par exemple : sur le temps de midi, le temps de la sieste des enfants, de 5h à 7h, etc.
• Remplacer un·e absent·e par un·e travailleur·euse à temps partiel, ou par lui·elle-même: un·e travailleur·euse à temps partiel peut avoir son temps de travail augmenté, pendant qu'il va en formation; la rémunération se fait par des heures complémentaires.
• Prendre des stagiaires ou des jobistes "bien connu·e·s" pour renforcer l'équipe.
• Utiliser le Congé Education Payé (CEP) : l'employeur peut obtenir le remboursement partiel de la rémunération du·de la travailleur·euse parti·e en formation et consacrer ce financement au remplacement temporaire du·de la travailleur·euse.
• Utiliser les aides des Fonds sociaux. Par exemple : le financement du·de la remplacement·e des travailleur·euse·s en formation.
• Utiliser une équipe volante, si elle existe.
• Vérifier les conditions d’octroi des emplois Maribel, certains sont conditionnés à la justification de temps de formation supplémentaire pour certain·e·s travailleur·euse·s.
• Vérifier du côté des Commissions Paritaires les mesures éventuelles d'incitation, voire d'obligation, à certaines modalités de remplacement, notamment par les temps partiels.