Voici quelques balises pour poser le cadre d’un processus qui vous permettra de donner du sens aux formations et à leur gestion.
Cette étape est essentielle pour motiver et impliquer les travailleur·euse·s sur le long terme.
- « A demain ? »
- « Non, à dans trois jours. Demain et après-demain je suis en formation ».
La suite du dialogue peut connaitre de nombreuses variations :
- « Pas de chance. Courage… »
- « En formation, chouette ! Tu nous refileras des tuyaux. »
- « Bravo la solidarité. Cela nous fera encore plus travail… »
- « Profite-en pour te faire du réseau !»
- « En formation ? Pourquoi pas ? Moi cela fait longtemps que la direction ne m’a plus obligé à y aller »
Les réactions face à la formation peuvent être très diverses. Elles dépendent de nombreux facteurs, certains personnels, d’autres liés à des habitudes de travail.
Le positionnement de la structure vis-à-vis de l’acquisition de compétences joue donc un rôle crucial, en influençant positivement ou négativement les travailleur·euse·s. Or, chaque institution construit, consciemment ou pas, une « culture formation ».
Cette culture formation influence le discours et les pratiques de l’institution et constitue donc un important levier d’actions sur la participation des travailleur·euse·s à la formation.
Prendre conscience de la « culture formation » de son institution est une donc étape préliminaire utile avant la mise en place d’une politique de formation.
Cela permet, entre autres :
- de définir des objectifs de développement cohérents avec ce qui existe déjà ;
- d’anticiper des résistances liées à des changements de pratiques ;
- de s’inscrire dans une histoire et de mobiliser des pratiques porteuses déjà utilisées.
Des outils à votre disposition
La « boîte à outil du plan de formation » contient également une fiche avec différentes questions pour vous permettre d’établir la « carte d’identité » de l’approche formation de votre organisation.
Competentia met à votre disposition des outils de réflexion collective qui peuvent utilisés pour identifier des pratiques de formations (le fleuve de vie ; le blason)
« Politique concertée de formation »
Le Fonds 4S (Fonds social pour le secteur socioculturel et sportif) a imaginé un processus pour établir une « Politique concertée de formation (PCF) ». Ce processus implique une réflexion collective sur les orientations et les actions de formation, au bénéfice de l’objet social de l’association et de ses travailleurs.
La PCF définit « l’organisation générale de la formation, l’accès à celle-ci, l’égalité de traitement, la méthode d’identification des besoins, des demandes et de consultation des travailleurs... »
Vous pouvez découvrir ici l’outil mis en place pour aider les structures de ce Fonds à établir leur PCF.
Parler de compétences, de formation ou d’apprentissage peut paraitre fort abstrait et faire naître des imaginaires bien différents dans l’esprit de chacun·e. Nous vous conseillons donc de prendre un moment, lorsque vous lancez la réflexion sur la formation, pour établir un lexique commun.
Cela permettra à tou·te·s de mettre la même réalité derrière les termes et donc de mieux comprendre le pourquoi du comment de certaines actions ou procédures.
Apprentissage
C’est l’ensemble du processus qui permet l’acquisition d’une compétence. Ce processus intègre : une identification d’un besoin et d’un « format de formation » pour y répondre ; la formation en elle-même ; puis le « transfert des acquis » de la formation dans la réalité concrète de travail ; et enfin l’évaluation de l’impact de la formation.
Bénéficiaire de la formation
L’apprenant·e qui acquiert une ou plusieurs compétences via la formation en est un·e bénéficiaire directe. Le public qui tire profit de l’acquisition de compétences par le·la travailleur·euse peut en être bénéficiaire indirect.
Besoin en compétences
Chaque travailleur·euse a une mission. Pour l’accomplir, il·elle réalise des tâches, ce qui lui demande de mobiliser des compétences. Lorsqu’il·elle ne sait pas mettre en place une tâche, il s’agit parfois d’un manque de compétences. On parle alors d’un « besoin en compétences », qui peut être comblé par un apprentissage.
Compétence
Une compétence est la capacité d’utiliser un certain nombre de ressources (savoirs, savoir-faire et/ou savoirs-être) pour agir de manière appropriée dans une situation donnée. Elle est donc intimement liée à la capacité d’agir. En d’autres mots, quelqu’un disposant de ressources mais ne sachant pas les utiliser dans une situation concrète est peut-être « qualifié » mais il n’est pas « compétent ».
Etre compétent
C’est être capable de mobiliser et combiner des savoirs, des savoir-faire et des savoirs-être afin d’agir de manière pertinente en situation professionnelle.
Formation
La formation (au sens large) est un dispositif ayant pour but de permettre à un·e apprenant·e d’acquérir une compétence. La formation peut prendre des formes et « formats » variés pour s’adapter aux réalités de l’individu et de son travail.
Formation de base ou initiale
Elle permet d’obtenir les qualifications de base pour accéder à un métier, une fonction. C'est un socle théorique et pratique incontournable sur lequel un·e professionnel·le va petit à petit construire ses compétences. La formation initiale débouche idéalement sur l’obtention d’un titre (diplôme, certificat, brevet).
Formation continue
La formation continue vise à permettre aux professionnel·le·s d’acquérir ou renforcer des compétences via des dispositifs d’apprentissage variés. Elle peut parfois permettre à un·e travailleur·euse de faire évoluer sa fonction ou d’en changer.
Processus d’apprentissage
Désigne l’ensemble des actions menant à l’acquisition et au développement de compétences chez une personne qui apprend. 4 étapes peuvent être distinguées : l’identification du besoin (renvoi vers la page), la formation (renvoi vers la page), le transfert (renvoi vers la page) et l’évaluation du processus (renvoi vers la page).
Le plan de formation accompagne ce processus, notamment en ajustant la réponse formation au besoin identifié.
Les « formats de formation »
Se former peut prendre des formes fort diverses. Connaitre ces formes vous permettra choisir la plus adaptées en fonction des compétences visées et des participant·e·s. Nous les avons listés ici.
Le Plan de formation
Un plan de formation rassemble les éléments relatifs à la formation des travailleur·euse·s d’une institution. C’est la formalisation de réflexions et d’actions menées dans l’institution afin de permettre à ses travailleur·euse·s d’acquérir de nouvelles compétences. Sa durée varie entre 2 et 3 ans. Il contient en général : l’objectif poursuivis par l’institution, les valeurs qu’il met en avant ; la manière dont il a été constitué : des critères de sélection des formations ; un tableau reprenant les différentes compétences à acquérir et le moyen définis y parvenir.
Transmettre
C’est le procédé qui permet à une personne de « faire passer » un savoir vers une autre personne. Par exemple, un chargé de projet explique à un·e collègue quelles compétences il a mobilisé pour mettre en œuvre son projet.
Transférer (les acquis d’une formation)
Il s’agit de l’étape du processus d’apprentissage qui va permettre aux travailleur·euse·s d’adapter ce qui a été appris (connaissance), par exemple au cours d’une formation, à ses réalités professionnelles et de l’utiliser « sur le terrain ». C’est suite à ce « transfert » que le·la travailleur·euse pourra être considéré·e comme compétent·e.
Ces termes sont souvent utilisés l’un pour l’autre, à tort !
La formation a pour but de développer des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être. Elle peut prendre différentes formes, plus ou moins mobilisatrices, allant d’une approche formelle, dans un contexte hors de la réalité de la tâche (une salle de cours, par exemple ou un livre) à une mise en action sur le terrain.
L’apprentissage est une approche plus globale, qui considère l’ensemble du parcours allant de l’identification d’un « besoin en compétence » jusqu’à l’acquisition de cette compétence puis à la vérification de sa mise en œuvre sur le terrain.
Il ne s’agit pas d’opposer ces deux notions, mais de s’assurer que la formation est bien au service d’un apprentissage !
Pour cela, la formation doit être:
- adaptée aux besoins;
- suivie par une étape de « transfert des acquis de la formation » sur le terrain.
Ce transfert permet un changement des pratiques professionnelles et se traduira au final, on l’espère, par un impact positif pour les bénéficiaires[1].
D’autre part, un apprentissage est un processus qui peut se dérouler en plusieurs moments et sous plusieurs formats, parmi lesquelles une « formation classique ».
Le processus peut, par exemple, débuter par une formation pour poser une base théorique et ensuite se poursuivre par une mise action à travers un projet ou un tutorat. Ou être inversé, certain·e·s préférant d’abord être dans la mise en action concrète et puis participer à une formation pour « cristalliser des expériences de terrain ».
Un des apports d’un plan de formation peut être de déterminer le meilleur enchainement en fonction des circonstances (des disponibilités horaires ou l’urgence) ; des modes d’apprentissage de la personne ou du collectif ; ainsi que des réalités de la structure.
[1] Les bénéficiaires étant ici les « publics cibles » des institutions et ASBL, et non leurs travailleur·euse·s.
La formation peut être une manière de rendre les travailleur·euse·s plus compétent·e·s. Elle n’est pas une solution miracle …ou unique.
Parfois, il sera plus opportun de travailler l’environnement, le comportement ou les croyances individuelles et collectives.
Par exemple, améliorer le cadre de travail (insonorisation et confort des locaux) peut davantage améliorer le bien-être au travail que de suivre une formation à la gestion du stress…
Et un partage de pratiques entre collègues peut parfois ouvrir de nouveaux horizons professionnels plus efficacement que bien des formations !
L’égalité, c’est à donner à chacun·e la même chose, sans différenciation. Par exemple : tous·tes les travailleur·euse·s vont deux jours en formation par an. Sans exception.
L’équité revient à (tenter de) fournir à chacun·e une réponse adaptée à ses besoins.
Un plan de formation vise souvent à garantir est un accès égal pour chacun·e à la formation. Mais tou·te·s les travailleur·euse·s n’ont pas les mêmes besoins aux mêmes moments !
Une jeune recrue aura souvent besoin de plus de temps d’apprentissage pour s’approprier les réalités formelles et informelles de son nouveau job. Un·e éducateur·rice ou un·e infirmière qui devient chef·fe d’équipe aura des besoins ponctuels pour assumer sa nouvelle fonction.
Un plan de formation veille au bien-être de chacun·e dans l’exécution de sa mission. Cela passe notamment par une approche équitable en termes d’accès aux compétences et donc aux apprentissages.
Il est intéressant de communiquer également sur cet impact positif visé par le plan de formation, en termes de transmission de savoirs, de valorisation de l’acquisition de nouvelles compétences et de soutien à la mobilité professionnelle.
Bien communiquer autour de l’acquisition des compétences
Il n’est pas facile parfois d’exposer ce qu’on considère comme une lacune dans sa pratique professionnelle. Créer des espaces de dialogue pour les individus ou les groupes est utile. Les rythmes d’apprentissages varient.
Réfléchir la manière de communiquer les parcours apprentissage créé via le plan de formation permet d’être respectueux de ces rythmes.
Nous vous conseillons d’être bienveillant et de communiquer sur les apprentissages sans bousculer. Passer d’une absence complète de communication à un tableau intégrant les apprentissages de tous·tes et visible par tous·tes crée des tensions inutiles.
Travailler la communication est un facteur de réussite souvent sous-estimé dans les apprentissages.