Recrutement

Un recrutement axé compétences

Competentia vous propose un processus de recrutement centré sur les compétences, afin d'identifier, d’évaluer et de sélectionner un·e candidat·e qualifié·e pour le poste à pourvoir. Mettre les compétences au cœur de ce processus vous permettra de gagner en équité et en efficacité! 

Un processus en 6 étapes

Etape 1: analyser le besoin de l’organisation

L’objectif de cette étape est d’analyser le besoin en compétences de l’organisation auquel on souhaite répondre via ce recrutement. Il s’agit de définir ce que l’on cherche ! 

Dans une approche orientée compétences, le recrutement est considéré comme une réponse à un (futur) manque de compétences dans l’organisation.  Il est donc nécessaire de commencer par identifier les compétences dont l’organisation a (ou aura) besoin pour fonctionner de manière optimale.

Approches à combiner pour une analyse approfondie

• Évaluer les compétences nécessaires à l’exercice du poste pour lequel vous recrutez. Listez les compétences techniques et comportementales nécessaires pour le bon fonctionnement de l’équipe, dont l’organisation a (ou aura) besoin pour fonctionner de manière optimale. En fonction des outils disponibles dans l’organisation, vous pouvez vous appuyer sur :
  • La description de fonction qui objective les compétences nécessaires à la fonction à pourvoir. Le recrutement est, par ailleurs, le moment idéal pour créer ou mettre à jour cet outil, avant de rédiger l’offre d’emploi.
  • Les compétences clés sont “les plus essentielles” pour remplir la fonction. En l’absence de description de fonction, listez les compétences utiles et nécessaires à la prise en main d’un poste.
• Examiner les dynamiques d’équipe. Analysez les interactions et les synergies au sein de l’équipe pour comprendre comment les nouvelles compétences pourraient améliorer la collaboration et résoudre d’éventuels conflits ou déséquilibres.
• Considérer les besoins futurs. Prenez en compte les ambitions et les changements stratégiques de l’organisation. Évaluez comment le recrutement pourrait soutenir ces évolutions à long terme et préparer l’équipe aux défis futurs.
• Impliquer l’équipe existante. Consultez les membres de l’équipe pour obtenir leur perspective sur les compétences et les comportements nécessaires. Leur retour peut révéler des aspects importants qui ne sont pas immédiatement visibles et ainsi favoriser l’intégration et la motivation des nouvelles recrues.

Il peut être tentant de privilégier d’autres dimensions que celles des compétences. Par exemple, dans le cas d’un remplacement urgent pour une courte durée, les critères prioritaires pourraient être la disponibilité, la motivation, un titre requis…

Néanmoins, il reste fondamental de se poser la question du besoin en compétences de l’organisation afin de garantir une réponse adéquate aux exigences spécifiques du poste.

Etape 2: définir la procédure

Cette étape consiste à déterminer les différents moments de votre procédure de recrutement.

Constituez un comité de recrutement (ou une équipe de pilotage). 

Ce comité sera chargé de différentes tâches.

• Faire un rétroplanning en partant de la date idéale d’entrée en fonction de la nouvelle recrue.
• S’appuyer sur la procédure de recrutement officielle de l’organisation, si elle existe.
• Lister les compétences clés recherchées pour répondre au besoin de l’organisation.
• Définir les objectifs, méthodes et critères de sélection et d’évaluation pour chaque moment de la procédure en fonction des compétences recherchées et à évaluer chez les candidat·e·s (combien de rencontres, d'épreuves, pour évaluer quoi, quand et comment...).
• Définir qui participe à quelles parties et épreuves du recrutement et pourquoi.
• Identifier qui validera l’embauche effective en fin de processus.
• Se former à la prévention des discriminations afin d’éviter qu’elles prennent place lors du recrutement.

Définir chaque moment de la procédure, son objectif et sa méthode

Après avoir défini ce que l’on cherche, il s’agit d’organiser le “quand et comment va-t-on le trouver”. L’analyse des besoins, réalisée en amont, vous a fourni la liste des compétences clés pour le poste. Il vous reste à concevoir les moyens d'évaluer ces compétences chez les candidat·e·s.

Rythmez le recrutement en plusieurs étapes et précisez, pour chaque moment, 

• un objectif clair (quoi évaluer),
• des critères précis (indicateurs)
• une méthode appropriée (comment évaluer - via un CV, une lettre de motivation, un test écrit, une épreuve orale, une mise en situation, …). 

Les différentes étapes ou moments d’un recrutement sont complémentaires et donnent des informations qui permettent de trier de plus en plus finement les candidatures.

La mise en place d'une procédure transparente et fondée sur des critères objectifs (tels que les compétences) permet de minimiser les risques de discrimination et de fournir des arguments objectifs pour les décisions de sélection.

Etape 3: rédiger et diffuser efficacement l'offre d'emploi

Rédiger une offre pertinente et attrayante

Pour la rédaction de l’offre d’emploi, gardez en tête que votre objectif est d'attirer des candidatures pertinentes en ciblant les profils adéquats.

Une offre d’emploi doit mentionner 

• L'intitulé du poste
• La mission générale
• Les responsabilités associées à la mission
• la liste des compétences attendues ainsi que le niveau d’exigence demandé pour chacune
• Une brève description de la structure et de l'environnement de travail
• La composition de l’équipe et les liens hiérarchiques et/ou de collaboration
• Le type de contrat proposé avec ses conditions spécifiques (CDD, CDI, statut PTP, Activa, APE, etc.),
• Les conditions de travail telles que les horaires, les déplacements éventuels, les avantages extralégaux,
• La date d'engagement souhaitée, les modalités de réponse avec les documents à fournir, les modalités de la procédure (nombre d'entretien, période...) la date limite de candidature et les coordonnées pour postuler.

Pour rédiger une offre d’emploi complète et attrayante, rendez-vous ici : → outil Rédiger une offre d’emploi

Rendre l’offre visible

Une fois l'offre rédigée, il est temps de la diffuser largement tout en ciblant les canaux pertinents. Utilisez des sites spécialisés, votre propre site web, les réseaux sociaux, les écoles, les associations, les services publics d'aide à l'emploi… Veillez à diversifier les canaux de diffusion pour obtenir une plus grande diversité des candidatures et éviter l’entre-soi.

Pénurie et marketing de recrutement

Vous rencontrez des difficultés à trouver des candidat·e·s ? Il y a des métiers en pénurie dans votre secteur ? Inversez votre façon de penser grâce au marketing de recrutement !

Le marketing de recrutement propose de mettre le focus sur l’expérience des candidat·e·s. Competentia vous en dit plus dans cet article. 

Etape 4: analyser les CV et présélectionner

S’aider d’une grille d’analyse des CV

Cette étape vise à identifier les candidatures les plus pertinentes. Cette première sélection se fait en général sur base d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation.

Pour objectiver vos choix, vous pouvez établir une grille de lecture des CV sur base :

• de critères de sélection spécifiques (un diplôme, une expérience, l’utilisation d’un champ lexical dans la lettre de motivation, l’orthographe…)
• des compétences clés recherchées.

Il est essentiel que les critères de sélection soient bien clairs et partagés par l’ensemble du comité de recrutement. Cela permettra de limiter le risque de choix inadéquats ou basé sur des affinités subjectives (ex: on a tendance à choisir les personnes qui nous ressemblent…).

Pour constituer une grille d’analyse des CV et procéder à cette étape sans rien laisser au hasard, rendez-vous sur notre outil : Grille d’analyse des CV

Inviter aux entretiens

Sur base de la grille d’analyse des CV,  le comité de recrutement peut sélectionner les candidatures les plus pertinentes. Il est en tout cas préférable que l’évaluation des CV soit réalisée par plusieurs personnes sur base de critères clairs et partagés définis en amont.

Quand tous les CV ont été passés en revue par toutes les personnes impliquées, il est important de débriefer cette étape afin d’assurer une interprétation cohérente des critères. Grâce à quoi, un réajustement est toujours possible.

Cette procédure permet de choisir de manière objective les candidat·e·s sélectionné·e·s pour la suite du processus, en général un entretien d’embauche. N’oubliez pas de prévenir et de remercier les candidat·e·s non retenu·e·s.

Etape 5: rencontrer et sélectionner

Le moment est venu de rencontrer les candidat·e·s et d'identifier la personne la plus à même d’occuper le poste à pourvoir de manière satisfaisante.

Cette étape comprend plusieurs phases.

1. Préparer les entretiens d’embauche avec les membres du comité de recrutement concerné·e·s. L’intention est toujours d’avoir une idée claire et partagée des objectifs de ces entretiens et/ou épreuves de sélection. Précisez les critères d’évaluation et leur priorité. C’est également l’occasion de se répartir les rôles, les questions, les aspects logistiques et la gestion du temps ou de la parole.
2. Convoquer les personnes retenues, et envoyer les indications pour le jour J (et les consignes pour les éventuels tests à réaliser à domicile ou sur le lieu de travail).
3. Réaliser les entretiens (et traiter les éventuelles épreuves écrites ou autres avec le comité de recrutement et les méthodes définies en amont).
4. Analyser les éléments recueillis pour chaque personne rencontrée. Comparez les critères administratifs et les points forts/faibles de chaque candidature. Pour plus d’objectivité, mettez en commun, pour chaque candidature, les avis de l’ensemble des personnes ayant participé à la procédure. Référez-vous à la procédure établie pour trancher.
5. Informer l’ensemble des candidat·e·s du résultat de la sélection.

En suivant ces étapes de manière précise et méthodique, vous maximisez vos chances d'identifier la·le candidat·e idéal·e pour le poste à pourvoir.

→ Outil Séance d’info collective

→ Outil Guide d’entretien d’embauche 

Etape 6: accueillir et intégrer la·le nouvel·le travailleur·euse

Bien accueillir un·e nouveau·elle travailleur·euse dès son arrivée favorise une bonne intégration.

Éléments clés d’un bon accueil

• Préparer son arrivée en collectant les informations et documents nécessaires à son intégration.
• Définir qui va l’accompagner (et avec quels objectifs) pour ses premiers jours.
• Prévoir quelqu'un de disponible pour répondre aux questions rapidement, afin de faciliter la compréhension des habitudes de travail et les présentations à l'équipe.
• Planifier un accueil formel par la direction ou la·le responsable pour fournir les documents officiels : contrat de travail, règlement de travail, informations sur la loi relative au bien-être au travail, politique de formation de l’organisation... La signature de ces documents est l’occasion de veiller à la bonne compréhension du cadre de travail par la nouvelle recrue.

L’accueil d’une nouvelle personne est aussi une occasion pour l’organisation de porter un regard neuf sur son fonctionnement. La questionner et s’inspirer de ses impressions est une manière de continuer à faire évoluer l’organisation.

Pour bien préparer cet accueil, faites votre check-list!

Intégrer la diversité dans le processus d'accueil pour créer des conditions positives de travail passe par le moment d’accueil et sa préparation. Si des besoins particuliers sont identifiés, assurez-vous d'informer l'équipe.

→ Outil Check-list d'accueil de nouveaux collègues

Planifier l’intégration

Cet accueil sera à compléter par un parcours d’intégration de la nouvelle recrue. 

Ce parcours d’intégration est à planifier pour organiser les premiers jours de l’arrivée d’un·e nouveau·elle collègue, mais aussi pour poser des jalons pour les semaines et mois qui suivront.

Nous vous conseillons d’avoir une procédure d’intégration claire et qui précise quelles personnes seront mobilisées, quand et pourquoi. 

Cette procédure sera adaptée en fonction des informations récoltées durant le recrutement. Par exemple, les informations concernant l’affiliation au projet ou les besoins en compétences, permettent de construire un parcours d’acquisition des compétences. Ces éléments pourront aussi être intégrés au plan de formation pour assurer une insertion sur mesure de la personne dans sa nouvelle fonction.

→ Pour aller un pas plus loin : Intégration des nouveaux·elles travaillleur·euses

Les avantages d'un recrutement axé compétences

Un recrutement axé sur les compétences est plus

• Objectif : en évaluant des compétences mesurables, le recrutement devient plus transparent, juste et égalitaire.
• Pertinent : définir les compétences essentielles pour chaque poste permet de sélectionner des candidat·e·s qui ont les capacités nécessaires pour exercer avec succès leur future fonction. Cela augmente donc vos chances de choisir un·e candidat·e qui a vraiment les compétences pour le job.
• Économe en temps : préciser dès le départ les compétences recherchées évite de perdre du temps à examiner des candidatures qui ne correspondent pas à nos critères
• Serein: avec des critères objectifs, la prise de décision est plus fluide et moins stressante pour le comité de recrutement.
• Réfléchi: en analysant les compétences de votre nouvel·le travailleur·euse, vous anticipez ses futurs besoins en formation, favorisant ainsi son intégration et sa progression au sein de l’organisation.
• Equitable → Cf outils Recrutement non discriminant

Un processus de recrutement est une vitrine sur votre organisation, elle reflète ses valeurs et son fonctionnement. Autant soigner cette vitrine!