Description de fonction

C’est quoi, une description de fonction?

Une description de fonction (DF) est un document qui décrit une fonction à travers sa mission, les responsabilités qui lui incombent et les compétences nécessaires à sa mise en œuvre. C’est un outil central de gestion des compétences.

La description de fonction n’est pas liée à une personne mais bien à une fonction. Une personne peut donc cumuler plusieurs fonctions (et avoir plusieurs DF). 

Voici les éléments qui composent une DF

• Mission de la fonction : définir l'objectif global du poste “pourquoi l’organisation a besoin de cette fonction ? ”
• Responsabilités : dresser un tableau des responsabilités et tâches associées au poste.
• Compétences requises : spécifier les compétences nécessaires pour accomplir le rôle avec des indicateurs qui précise le résultat attendu.
• Eléments observables : décrire les éléments observables qui permettent d’apprécier la maitrise de la compétence requise.
• Relations de travail : décrire les relations hiérarchiques et de collaboration liées au poste.

Rédiger ou mettre à jour une description de fonction

Voici une proposition de méthode en 6 étapes pour rédiger vos descriptions de fonction d’une manière concertée. La méthode et la manière de vous y prendre dépendra de votre objectif et de son ambition. 

Etape 1: préparer le projet 

Il est essentiel de bien préparer votre projet "description de fonction" et donc d'analyser la situation.

Former un groupe de travail

Ce groupe de travail (« GT ») permettra de réfléchir à plusieurs à la rédaction des descriptions de fonction. Nous recommandons de le constituer sur base volontaire et équitable. 

Ses tâches principales seront de 

• Communiquer avec l’équipe sur le projet (intention, étapes, méthodes, etc.),
• Récolter les informations liées à la fonction,
• Rédiger les descriptions de fonction,
• Évaluer l’exactitude et la fiabilité des descriptions de fonctions,
• Organiser la communication des descriptions de fonctions vers l’ensemble du personnel,
• Organiser la mise à jour des descriptions de fonctions,
• ...

Analyser la situation

1. Dessiner l’organigramme de la structure et identifier les différentes fonctions qui existent ou devraient exister.
2. Noter les liens hiérarchiques ou de collaboration qui existent entre elles.
3. Lister les personnes titulaires de ces fonctions et éventuellement les personnes « sans fonction définie ».
4. Analyser votre résultat et tirer quelques conclusions. Doit-on créer une nouvelle fonction ? Certaines personnes cumulent-elles plusieurs fonctions ? Est-ce bien le reflet de la réalité ?
5. Questionner et définir l’objectif de la démarche. Cet objectif conditionnera l’ampleur du projet et le choix des méthodes. 

Voici quelques exemples d’objectifs pour un projet DF

• Harmoniser les DF,
• clarifier les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe,
• créer un outil de support pour les entretiens annuels ou pour le recrutement,
• réorganiser et/ ou équilibrer la charge de travail,
• accompagner le changement (expansion de l’équipe ou départ d’une personne multi-experte)
• éclairer les liens de hiérarchie et de collaboration entre les fonctions, …

Choisir une stratégie et une méthode

En fonction de votre objectif, la stratégie d’action varie. Vous aurez plus ou moins intérêt à fonctionner de manière collective ou ascendante et le projet sera plus ou moins long dans le temps. Par exemple : recommencer à 0, adapter ce qui existe avec un nouveau canevas, …

Les méthodes de récolte d’information ou de travail pourront alors refléter votre stratégie et impliquer le plus pertinemment possible les membres concerné·es : réflexion collective et individuelle sur les fonctions, proposer une première version à adapter… 

Etape 2 : récolter les informations

Rédiger une description de fonction adaptée implique de récolter les informations pertinentes à différentes sources.

Structurer la collecte d’informations 

Via des questionnaires, des interviews, des séances de réflexion collectives, des moments de production individuelle avec un canevas, … toujours dans la lignée de votre stratégie, avec des méthodes adaptées.

Traiter les informations et retenir ce qui est pertinent dans le cadre du canevas proposé dans l’outil Description de fonction: un canevas et un exemple

Etape 3: rédiger la description de fonction

Veiller à ce que la description de fonction corresponde à la réalité de votre terrain et aux attentes de votre organisation.

Rédiger les descriptions de fonction avec les données récoltées.

Organiser les idées selon une logique d’entonnoir, du plus général au plus spécifique sans oublier de faire apparaitre les liens hiérarchiques et de collaboration. S’inspirer du canevas proposé dans l’outil Description de fonction: un canevas

Etape 4: faire valider la description de fonction

Vérifier que le fruit de ce travail convient suffisamment à la réalité de votre organisation pour être utile.

1. Soumettre la DF aux personnes titulaires de la fonction.
2. Récolter les retours et discuter si nécessaire.
3. Intégrer les retours après concertation et discussion.
4. Obtenir la validation des instances interne si nécessaire. 

Etape 5: communiquer et utiliser la DF finalisée

Communiquer les DF aux personnes concernées par la fonction.

Intégrer son utilisation dans les processus liés à la gestion des compétences :

• le recrutement
• l’accueil
• l’évaluation
• la formation

Etape 6: évaluer le projet DF

C’est l’occasion d’évaluer le résultat et le processus afin d’en tirer des apprentissages pour les futures mises à jour des DF ou d’autres projets institutionnels.

Questionner le GT et les participants au projet pour tirer des enseignements.

Lorsque vous percevez une évolution ou un décalage significatif entre la description de fonction et la réalité, pensez à la mettre à jour.

Vous trouverez des étapes détaillées avec des trucs et astuces dans l’outil “Description de fonction, un canevas et un exemple”.

Pourquoi faire  une description de fonction?

Pour l’employeur

• Faciliter l’organisation du travail et l’autonomie des personnes
• S’accorder sur les attendus de la fonction
• Évaluer de manière objective
• Articuler les fonctions entre elles.

Pour le.la travailleur.euse

• Identifier les liens hiérarchiques et de collaborations
• Identifier ce que la structure attend
• Identifier les besoins en formation
• Mettre des limites et donner le cadre de travail