La loi sur les marchés publics

Les asbls sont-elles soumises à la loi sur les marchés publics? Oui, si...

• elles ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général 

• ET qu’elles sont financées majoritairement par des autorités publiques

Lorsqu’une asbl souhaite organiser une formation sur site et faire appel à un opérateur de formation, elle doit donc réaliser ce que l’on appelle un « marché de service ».

Que doit-elle donc faire ?

La loi sur les marchés publics repose sur 4 grands principes :

Concurrence : l’asbl doit consulter plusieurs entreprises (chaque fois que cela est possible)

Égalité d’accès et de traitement :

• les soumissionnaires doivent être mis sur un même pied d’égalité et l’appel d’offres doit être non discriminatoire (interdiction par exemple d’imposer des références géographiques ou de nationalité)

• Il est également interdit de faire référence à une fabrication  déterminée, ni à des procédés particuliers, ni à une marque, sauf si cela est justifié par l’objet du marché → pas de normes techniques  « sur mesure » !              

Transparence :

• communiquer toutes les informations utiles

• informer sur les résultats

Le forfait :

• les prix offerts par les soumissionnaires sont définitifs et tout compris

• Dans le cas d’un appel d’offres pour une formation, on choisira un marché à prix global : le prix couvre l’ensemble du marché.

Le montant du marché détermine la procédure.

Si le coût estimé est inférieur à 8.500 €, une simple facture est acceptée. Aucune procédure particulière n’est demandée. Toutefois, demander 3 offres peut comporter certains avantages, notamment celui d’avoir décrit précisément sa demande, et de faire en sorte de trouver la meilleure réponse à cette demande.

Dans le cas d’une formation, le marché se situe généralement sous 30.000 €.

Voici donc les grandes étapes pour un marché estimé entre 8.500 et 30.000€.

1. Rédiger un cahier des charges

2. Envoyer la demande d’offres à au moins 3 prestataires

3. Eventuellement, organiser une session d’information à destination des prestataires

4. Recevoir les offres et les analyser

5. Eventuellement, organiser une négociation

6. Sélectionner un prestataire et informer tous les soumissionnaires de la décision.

Etape 1. Rédiger un cahier des charges.

L’élaboration d’un cahier spécial des charges (C.S.C.) a pour objectif :

• de préciser les clauses administratives  particulières applicables au marché
• de décrire les clauses techniques du marché : précisions sur la nature et les caractéristiques du marché

On y intègre également les critères d’attribution du marché : les critères sur base desquels l’asbl (le « pouvoir adjudicateur » prendra sa décision.

C’est sur base du C.S.C. que les offres seront établies. Il faut donc être précis sur les clauses administratives et techniques du C.S.C., décrire les besoins plutôt que les solutions et éviter les « moutons à 5 pattes » ...

Contenu des clauses administratives

• Législation, réglementations applicables et dérogations éventuelles
• Le pouvoir adjudicateur
• L'objet du marché : nature et lieu des prestations
• Le mode de passation du marché (procédure négociée dans le cas de la formation sous 30.000€)
• Le mode de détermination des prix : marché à prix global
• Modalités d’envoi des offres +  Délai de validité des offres
• Délai demandé pour les prestations
• Critères d'attribution du marché
• Les modalités de réception, de paiement, et de révision des prix

Droits d’accès et sélection qualitative

Il existe des critères d’exclusion qui écartent d’office certains soumissionnaires :

- Critère d’exclusion obligatoire : condamnation pour participation à une organisation criminelle, corruption, fraude, blanchiment de capitaux

- Critères d’exclusion facultatifs : faillite, condamnation pour délit affectant la moralité professionnelle, faute professionnelle grave, fausses déclarations, pas en règle ONSS (dette ≤ 3.000 € ou plan apurement), pas en règle TVA et impôts (dette ≤ 3.000 € ou plan apurement).

Ensuite on définit des critères d'attribution qui permettent d'objectiver le choix du prestataire.

Exemples de critères d’attribution

Qualité, prix, délai, références, caractéristiques environnementales, …

Ces critères peuvent être pondérés, c’est-à-dire qu’on peut donner plus d’importance à un critère qu’à un autre.

Exemple, pour un marché de formation :

• Prix (20%)
• Méthodologie (30%)
• Références de l’organisme de formation (20%)
• Références du formateur (30%)

Etape 2 - Envoyer la demande d’offres à au moins 3 prestataires

Dans notre cas de marché de formation sous 30.000 €, la demande peut être envoyée simplement par email.

Un conseil : demander aux opérateurs de vous envoyer un accusé de réception de cet email.

Vous pouvez également appeler les organismes de formation au préalable pour les prévenir de l’arrivée de cet email et vérifier éventuellement leurs disponibilités, tout en respectant bien sûr les principes de transparence et d’égalité.

Etape 3 - Eventuellement, organiser une session d’information à destination des prestataires

Cette étape est facultative. Elle a pour but d’informer les soumissionnaires et de répondre à leurs questions.

Si vous n’organisez pas cette étape et que les opérateurs vous contactent individuellement pour poser des questions, vous devez rédiger un rapport reprenant toutes les réponses données, de manière à ce que chacun ait reçu les mêmes informations (principes de transparence et d’égalité)

Etape 4 - Recevoir les offres et les analyser

Les offres peuvent vous être envoyées par email et vous devez envoyer un accusé de réception. Attention de prévoir un délai suffisant pour la remise des offres (au moins 3 semaines)

Un conseil : écrivez dans le C.S.C. que les soumissionnaires doivent vous contacter s’ils n’ont pas reçu l’accusé de réception dans les 3 jours suivant l’envoi de leur offre (pour éviter que vous oubliiez d’analyser une offre envoyée).

Vous analysez ensuite les offres sur base des critères établis dans le C.C.C. Pour ce faire, un tableau reprendra, par critère, les points obtenus pour chacune des offres. L’idéal est que ce tableau soit rempli par plusieurs personnes pour garantir un maximum d’objectivité dans l’analyse.

Etape 5 - Eventuellement, organiser une négociation

Vous pouvez, soit inviter les soumissionnaires pour une rencontre individuelle, soit les contacter par téléphone ou par mail. Le principe reste le même : tous doivent recevoir les mêmes informations et être mis sur un même pied d’égalité.

A noter que les négociations ne portent pas nécessairement sur les prix mais peuvent porter sur le délai, la méthodologie, le matériel pédagogique, la logistique…

Etape 6 - Sélectionner un prestataire et informer tous les soumissionnaires de la décision.

La sélection se fait sur base des cotations par rapport aux différents critères. Les soumissionnaires doivent être informés par email du résultat mais pas des détails de l’analyse : ils doivent simplement savoir s’ils sont sélectionnés ou non. Sur demande, ils peuvent recevoir plus d’informations par rapport à votre décision.

Plus d'informations

• Présentation power point complète, HELHA-F4S-APEF
• Exemple de Cahier des charges pour une formation