Canevas de description de fonction

Les premières étapes de l’élaboration d’une description de fonction sont la récolte d'informations ainsi que la réflexion et l’appropriation du processus et de la méthodologie utilisée. Le canevas de description de fonction structure et organise les différentes informations recueillies.

Cette étape d’analyse et de réflexion doit être réalisée en concertation avec les équipes et les organes de concertation là où elles existent afin d’être au plus proche de leur réalité.

Pour vous aider dans ce processus, vous pouvez aussi consulter la fiche-outil ‘Méthode d’élaboration d’une description de fonction’.

Lorsque vous vous êtes décidé·e à rédiger des descriptions de fonction, vous pouvez utiliser un canevas uniformisé à compléter pour chacune des fonctions présentes dans votre institution. Le travail est réalisé par étape et chaque chapitre fait l’objet de réflexion et de discussions.

Il sera peut-être nécessaire de passer par plusieurs versions intermédiaires de cet outil de travail avant d’aboutir à un document finalisé.

Les trucs pour réussir ?

• Evitez les descriptions de fonction trop longues et les listes interminables de tâches ou de compétences qui ne seront de toute façon jamais exhaustives.
• Pensez à d’autres documents connexes mais utiles à la description de fonction. Chaque document existant dans l’institution possède sa fonction propre : un organigramme, le règlement de travail, un ROI, un code de déontologie, etc. ne doivent pas se retrouver dans une description de fonction.
• Adaptez la description de fonction à votre réalité : choisissez des termes qui correspondent à la culture de votre institution. Un format visuel, graphique sera apprécié par vos travailleur·euse·s.

Et après ?

• Enregistrez les documents en version PDF, et datez les.
• Communiquez leur description de fonction aux titulaires de la fonction et à leur responsable. Les descriptions de fonction peuvent toutefois être accessibles à tou·te·s.
• Utilisez cette description de fonction comme support dans toutes les procédures de gestion des compétences. Posez la question d’une révision dès le moment où vous percevez un décalage entre la description de fonction et la réalité.