Une méthode en 5 étapes
Voici une méthode pour gérer efficacement vos projets compétences. Comme toute méthode, elle est à adapter en fonction des réalités de votre structure.
Les différents aspects de la gestion des compétences au sein d’une organisation peuvent être considérés comme autant de “projets compétences” : recrutements, écriture de descriptions de fonction, réalisation d’un plan de formation…
Etape 1 : préparer le projet
- Établir une équipe de projet. Rassembler les personnes volontaires représentant la diversité du personnel (différentes fonctions et rôles au sein de l’institution, différents services, genre, ancienneté, métiers,) pour apporter des perspectives variées et assurer une mise en œuvre harmonieuse.
- Faire un état des lieux. Lister les éléments de contexte qui pourraient préciser les objectifs ou influencer le projet. Quelles sont les ressources disponibles, qu’elles soient financières, humaines ou matérielles? Sur le plan législatif, structurel, organisationnel, quels sont les changements en cours ou évolutions à venir dans l’organisation ? Quel est l’organigramme de la structure ? Quelle est la culture ou politique de formation en vigueur?
- Définir les objectifs. Déterminer ce que l'organisation souhaite accomplir avec la gestion des compétences (par exemple: améliorer le bien-être au travail, combler telles lacunes en compétences, accompagner le changement…).
- Planifier les étapes du projet. Créer un calendrier, attribuer des rôles et des responsabilités, définir des jalons et des livrables pour le projet de gestion des compétences.
Etape 2 : identifier les besoins en compétences
- Évaluer les besoins en compétences. Identifier les compétences nécessaires pour chaque fonction au sein de l'organisation à travers des descriptions de fonction, du feedback entre collègues, des interactions avec les bénéficiaires, un référentiel de compétences, des entretiens de fonctionnement et/ou des séances de récolte collective des besoins.
- Recueillir des données. Utiliser des questionnaires, des ateliers, des réunions, des évaluations de projets et/ou des feedbacks pour obtenir des informations détaillées sur les besoins en compétences.
- Analyser les changements et évolutions en cours. Prendre en compte les évolutions de l’organisation et du contexte, les nouvelles technologies et les tendances sectorielles pour prévoir les compétences qui seront nécessaires dans le futur.
- Analyser les écarts de compétences. Comparer les compétences actuelles avec les compétences requises pour identifier les lacunes à combler.
Etape 3 : choisir la réponse appropriée
- Choisir la ou les actions à mener pour répondre aux besoins identifiés.
- Recrutement. Engager de nouvelles personnes peut permettre d’ acquérir de nouvelles compétences afin de compléter celles de l'équipe existante.
- Plan de formation. Élaborer un plan d’acquisition de compétences pour l’ensemble des travailleur·euse·s de l’organisation. Cela peut inclure des formations internes ou externes, des cours en ligne, des ateliers, des séminaires, etc.
- Pratiques de tutorat. Mettre en place des programmes de tutorat en interne où des travailleur·euse·s expérimenté·s· accompagnent et guident les nouveaux·elles ou moins expérimenté·e·s.
- Projets transversaux et rotations de poste. Encourager les travailleur·euse·s à participer à des projets transversaux ou à des rotations de poste pour acquérir une expérience diversifiée et développer de nouvelles compétences.
- Auto-apprentissage et ressources en ligne. Fournir des ressources pour l'auto-apprentissage, telles que des bibliothèques de contenu en ligne, des abonnements à des plateformes d'apprentissage, etc.
- Prioriser les actions à mener. Classer les besoins en compétences par ordre de priorité en fonction de leur impact sur les objectifs organisationnels et des ressources disponibles.
Etape 4 : mettre en oeuvre l’action choisie
- Réaliser “actions compétences” choisies à l’étape 3 : cf. exemple de solutions adaptées précitées.
- Assurer l’engagement et la participation. Encourager les travailleur·euse·s à participer activement aux projets compétences par de la concertation, une communication efficace et un soutien continu.
- Suivi et soutien. Fournir un suivi régulier pour aider les personnes à appliquer les compétences acquises dans leur travail quotidien, par le biais notamment de feedbacks.
Étape 5 : évaluer l’action menée
- Mesurer l’efficacité des actions menées. Évaluer l’impact du projet compétence sur le développement des compétences de chacun·e, sur le sentiment de bien-être au travail, sur les indicateurs identifiés en début de projet au regard de l’objectif défini…
- Recueillir des feedbacks. Solliciter des retours d’information auprès des collègues afin d’évaluer l’impact et l’utilité des initiatives de développement des compétences.
- Ajuster et améliorer. Utiliser les résultats de l’évaluation pour ajuster les programmes, apporter des améliorations et adapter les stratégies en fonction de l’évolution des besoins.
En suivant ces étapes de manière méthodique, les organisations peuvent développer un système de gestion des compétences efficace qui soutient la croissance individuelle et organisationnelle. Il convient également de souligner qu’un projet compétence prend du temps et requiert des compétences.