La séance d'information collective

Lors d’un partage de pratiques organisé l’année passée, competentia a réuni une cinquantaine de personnes en charge du recrutement dans leur association ou entreprise [1] pour partager des expériences de terrain. L'une d'entre elle a particulièrement retenu l’attention du public : la  séance d'information collective. 

Nous avons dès lors décidé d’en faire un outil spécifique dans le cadre de notre sensibilisation au recrutement non discriminant.  Cette fiche est maintenant accessible ici.

Nous allons vous la présenter un peu plus précisément.

C’est quoi ?

La rencontre collective consiste en un moment de présentation de l’activité de l’organisation, de son mode fonctionnement et de sa réalité concrète.  En une heure, il s’agit de donner à un grand nombre de personnes une vision réaliste de votre organisation et du service mis en place par les travailleur·euse·s.

C’est quand ?

Lors d’un recrutement ou lors de la constitution d’une réserve de recrutement.

Ca sert à quoi ?

Le recrutement et la mise en place d’une réserve de recrutement sont deux moments où votre offre doit correspondre au mieux à l’image que le·la candidat·e se fait du poste.  Sinon, vous risquez de perdre beaucoup de temps à répondre à des candidatures inadapté·e·s à votre demande.  Il est donc important de communiquer des informations claires.

Vous recrutez ?  Invitez les personnes présélectionnées sur CV à venir à une rencontre pour leur expliquer en profondeur le job, leur montrer le cadre de travail et leur donner l’opportunité de poser des questions. 

Vous recevez de nombreuses candidatures spontanées et placez-les dans une réserve de recrutement.  Pour vous assurer que celles-ci correspondent à vos attentes le moment venu, vous pouvez organiser une rencontre et demander aux personnes présentes de confirmer leur souhait de travailler dans votre organisation. 

 Dans un cas comme dans l’autre, soyez clair·e à propos des objectifs poursuivis :

• de la non-discrimination dans l'information donnée : la communication sur le(s) poste(s) à pourvoir est la même pour toutes et tous,
• de la transparence : cette rencontre n’est pas un assesment.  Elle sert à informer et non à sélectionner,
• de l’efficience et de la qualité : à la fin de cette rencontre, demandez aux participant·e·s de confirmer leur intérêt en cas d’ouverture de poste ou pour la sélection en cours.  Certain·e·s candidat·e·s renoncent car les conditions de travail ou de salaire ne leur conviennent pas ("Vous travaillez en open space et je ne supporte pas cela !"). 

Cette mesure vous permettra ainsi d’économiser de l’énergie et de vous concentrer sur des candidat·e·s réellement intéressé·e·s.  De même, vous ne devrez pas répéter de multiples fois la même chose.

 Des conseils

• Indiquez dans votre offre d’emploi la tenue de cette rencontre.  Chacun·e pourra alors l’intégrer... ou pas dans son agenda.  A vous de décider si cette rencontre est facultative ou obligatoire dans votre processus.  Si elle est obligatoire, n’hésitez pas à programmer deux moments pour notamment permettre aux personnes déjà à l'emploi de se rendre à cette rencontre. Vous offrirez un maximum d’opportunités en organisant une rencontre en journée et une en (début de) soirée.
• Ne distillez pas d’informations avant ou après celle-ci pour lui conserver son côté non-discriminant.
• Dans cette même optique, si possible, faites en sorte que la personne qui réalise cette rencontre ne participe pas à la sélection.  Et veillez à ce que cette personne n’influence pas le jury via des commentaires entre la rencontre et la sélection.

Pour conclure

Voici un moyen simple et efficace de rendre une partie de votre recrutement plus efficient.

Cette rencontre vous permet aussi de dire quel type de structure vous êtes.  Vous pouvez ainsi donner le « la » et ainsi instiller une perception de votre structure.  Recevoir les candidat·e·s en costume-cravate / tailleur et avec un support power point ne donne pas la même impression qu’un jeans-t-shirt et un support "conte" pour présenter votre structure !

Si vous souhaitez vous positionner pour l’accessibilité à tous et toutes, veillez aux accommodements raisonnables.  Ce sera peut-être un premier test grandeur nature.