95%/65%/15% ... Voici bien souvent le niveau de satisfaction des travailleurs à l’égard des entretiens de fonctionnement la 1ère, la 2ème et la 3ème année. Pour garder un niveau élevé d'intérêt, il faut que l'entretien ait du sens pour les travailleurs et qu'il débouche sur du concret.
Quel est ce sens? Il s'agit d'identifier les besoins, les objectifs et un plan d'action pour le travailleur, c'est-à-dire de co-construire un véritable projet d'évolution.
Quelques pistes pour un bon entretien
- Pour une bonne circulation de parole, il se fait idéalement à 2 : le travailleur (le N) et son responsable (le N+1)
- Le N+1 parle... 20% du temps! Et le travailleur 80% donc :)
- 1/3 du temps est consacré à l'avenir, aux perspectives du travailleur
- L'entretien se termine par un plan d'action, qui sera suivi tout au long de l'année.
Quels documents pour préparer l'entretien?
Un entretien se base sur des éléments concrets : le projet institutionnel, son plan opérationnel, une description de fonction, un référentiel de compétences, un guide d'entretien, un document de support, une banque de questions.
Le guide d'entretien décrit les étapes de l'entretien et l'inscrit dans un cycle. Le document de support comprendra le résumé de la préparation de l'entretien, les conclusions et le plan d'action.
Qu'est-ce qu'une banque de questions?
Un entretien se doit d'être bien préparé, mais il s'adapte aussi au contexte, à la situation, au travailleur. Une banque de questions est une réserve de questions à poser et à adapter. Les questions tournent autour des 3 axes de l'entretien : projet institutionnel-tâches, motivation, compétences.
Quel temps pour les entretiens?
Les entretiens se conduisent en cycles, sur 1, voire 2 ans. Un cycle parcourt au minimum 3 grandes phases : la planification, le suivi à mi-parcours, l'évaluation du plan d'action. Entre ces grandes étapes, des entretiens de suivi permettent de créer la confiance entre le N et le N+1, stimuler la motivation, ajuster le plan d'action, donner les moyens au travailleurs de réaliser ses tâches.
Et c'est le plan d'action qui est évalué... pas la personne. On est ici dans l'entretien de fonctionnement, pas dans l'évaluation ni dans le recadrage. Si nécessaire, on ajuste le plan d'action, ou les objectifs à atteindre.
Que comprend le plan d'action?
Il ne suffit pas d'aller en formation pour apprendre... Ni d'apprendre pour réussir tout objectif!
Un plan d'action comprend donc l'ensemble des moyens pédagogiques et non pédagogiques nécessaires à la mise en place du projet co-construit en entretien.
Exemple : Besoin de diminuer la charge de stress à l'accueil. Quelques moyens pédagogiques : une formation en gestion du stress, un coaching par une accueillante plus expérimentée, des entretiens réguliers avec le responsable pour ajuster les réactions face à l'agressivité, etc. Quelques moyens non pédagogiques : une tournante à l'accueil, un changement dans les horaires, un réaménagement du local pour diminuer la pression liée au nombre de personnes présentes, etc.
Merci à l'ensemble des participants et à Fabrice Simon :)
Quelques outils utiles: