Organiser une formation avec un opérateur externe
Identifier les besoins et le format d'apprentissage
Avant d'organiser une formation, il est nécessaire d'identifier les besoins et de trouver le format d’apprentissage adéquat pour la·les personne·s concernée·s.
Si l’organisation fait appel à un organisme externe, ce guide pratique vous aide à structurer votre démarche.
Identifier les opérateurs de formation
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Opérateurs privés : associations spécialisées, fédérations patronales, organisations syndicales, opérateurs commerciaux, et formateur·rice·s indépendant·e·s.
Consultez Le Répertoire des Opérateurs de Formation de l’APEF (le ROF), l’annuaire - non exhaustif - de formateur·rice·s du secteur.
- Tutelles du non-marchand (en fonction de votre secteur) : catalogues ONE, AWIPH, DG Culture, Organismes de formation reconnus, Aides à la Jeunesse, etc.
- Opérateurs publics : Promotion sociale, hautes écoles, universités, Bruxelles-Formation, Forem, ADG, VDAB, IFAPME , service formation PME, et services provinciaux (Namur, Liège et le Hainaut).
- Fonds sectoriels : utilisez des programmes et bourses de formation, en consultant le Catalogue Formaction ou le site de votre Fonds sectoriel.
Rédiger un cahier des charges
Définissez clairement les modalités, objectifs, publics, méthodes pédagogiques et critères de sélection (expérience dans la thématique et le secteur; procédés pédagogiques; budget;...).
Découvrez notre outil Le cahier des charges pour l’organisation de formations sur site
Signer une convention
La convention, issue des négociations et des précisions du cahier des charges, engage les deux parties et sert de référence en cas de litige.
Pour rédiger une convention de formation, incluez
- les coordonnées des parties;
- une description de la formation (objectifs, public, méthode pédagogique, référence au cahier des charges);
- le coût (incluant frais supplémentaires : déplacements, restauration, hébergement) et modalités de paiement ;
- la “flexibilité du contrat” (possibilité de retrait/ajout d’activités, nombre de participant·e·s (min/max), conditions d’annulation, rencontre préparatoire...);
- les conditions logistiques (lieu, matériel, repas) et les dates.
Préparer la logistique de la formation
Coordonnez inscriptions, lieux, équipements, repas et hébergements, tels que définis dans la convention.
Assurer le service pour le jour-J
Planifiez les remplacements ou la réorganisation temporaire pour assurer les impératifs de service. Piste de solutions :
- Réorganisation interne : fermer temporairement, assurer un service minimum, ou fusionner des groupes de bénéficiaires.
- Formations courtes et/ou en ligne: modules courts pendant les pauses ou heures creuses.
- Remplacement : utiliser des travailleur·euse·s à temps partiel, des stagiaires, équipes volantes, ou des jobistes.
- Aides financières : congé éducation payé, embauche compensatoire (dans certains secteurs, les employeurs peuvent bénéficier du financement des remplaçant·e·s via les Fonds sociaux)
Maximiser l’impact de la formation
- Partagez les acquis en équipe.
- Offrez du temps pour la relecture, l'intégration des connaissances et l’expérimentation.
- Evaluez la formation avec l’apprenant·e et examinez les possibilités de changements dans la pratique future.
Réceptionnez les éventuels documents administratifs tels que les attestations de fréquentation.
Voici quelques pistes pour vous aider à financer les formations à destination des travailleur·euse·s de votre organisation.
Soutiens financiers des partenaires sociaux APEF et FeBi
Les partenaires sociaux du non-marchand soutiennent la mise en place d’actions concrètes de formation à travers des bourses de financement.
Liens?
Diversifier les modes d’apprentissages
La formation ne se limite pas à des coûts fixes.
En adoptant une approche globale de l'apprentissage, vous pouvez agir sur son coût global. Par exemple, diversifier les formats de formation, comme les webinaires ou le tutorat, peut offrir des alternatives moins onéreuses tout en maintenant la qualité de l'apprentissage.
Promouvoir une "dynamique formation collective"
Créer une culture où l'apprentissage est encouragé et valorisé au sein de l'équipe peut stimuler l'envie d'apprendre et de partager des connaissances. Cela peut se traduire par des sessions de partage de pratiques, des résolutions de problèmes en groupe ou d'autres activités d'apprentissage collaboratives.
Faire un appel d'offres
Lorsque vous recherchez des prestataires de formation, comparez différentes offres pour trouver la meilleure qualité au meilleur prix. Un appel d'offres peut vous aider à évaluer les options disponibles et à négocier des conditions plus avantageuses, tant en termes de durée que de coût.
Intégrer les coûts de formation dans les projets
Si vous obtenez des financements pour un projet, envisagez d'inclure une enveloppe budgétaire dédiée à la formation. Cela vous permettra de financer les compétences nécessaires à la réalisation du projet. Assurez-vous que cette option est éligible dans le cadre de vos financements.
Investir sur fonds propres
Investir dans la formation des travailleur·euse·s est un impératif pour toutes les structures. Allouer des ressources financières spécifiques à la formation est donc essentiel. Certaines conventions collectives de travail ou agréments exigent même un minimum de formation par personne, ce qui renforce cette nécessité.
Rechercher un financement extérieur
Explorez les subventions disponibles pour financer les formations ou réduire les coûts associés. Ces subventions peuvent couvrir les frais directs de formation ou offrir un soutien financier indirect, comme le remplacement du salarié pendant la formation. Renseignez-vous sur les différentes aides disponibles et sur leur éligibilité pour votre structure.
Voici quelques pistes pour vous aider.
Formations accessibles gratuitement (ou presque)
- les catalogues de formation des Fonds sociaux : Catalogue FormAction
- Les bourses des Fonds sociaux de formation pour de la formation, un accompagnement ou un soutien à l'élaboration d'un plan de formation : Fonds Apef, Fonds FE.BI
- les catalogues des tutelles du non-marchand, par exemple : ONE, AVIQ (branche handicap), DG Culture, Organismes de formation reconnus,en Aide à la Jeunesse, etc.
- les formations proposées par les Fédérations à leurs affiliés
Baisses de charge (financement indirect)
- le congé-éducation payé.
- les Régions - Les arrêtés d'agrément des services prennent en compte la formation dans la liste des charges admissibles.
- L’embauche compensatoire : dans certains secteurs, l’employeur peut bénéficier, via les Fonds sociaux, du financement des travailleur·euse·s remplaçant la personne partie en formation.