Intégration des nouveaux·elles travailleur·euse·s
L'intégration (ou “onboarding”) d’un·e travailleur·euse est la première étape de son accompagnement au sein d’une organisation.
Une intégration bien préparée pose les bases d’une relation positive et durable entre le·la travailleur·euse et l’organisation. Elle permet au·à la nouvel·le arrivant·e de prendre ses fonctions en toute sérénité et favorise l’émergence d’une dynamique renouvelée au sein de l’équipe.
Accueil
Un accueil réussi se prépare avec soin. Informez les équipes de l'arrivée du·de la nouveau·elle collaborateur·rice et organisez les premières journées. Les actions essentielles à mettre en place :
Préparation administrative : transmettez et faites signer en amont les documents obligatoires, tels que le contrat de travail, le règlement de travail, les informations sur la loi du bien-être au travail et sur le « Comité pour la prévention et la protection au travail - CPPT », si la taille de l’organisation dépasse 50 travailleur·euse·s ETP. Veillez également à la logistique : ordinateur, code d’accès, badge etc.
Mot de bienvenue : déposez un mot de bienvenue sur le poste de travail du·de la nouveau·elle et envoyez un mail à l’ensemble du personnel avec cette personne en copie pour lui souhaiter collectivement la bienvenue.
Plan d’accompagnement : structurez les étapes de l’intégration avec des repères temporels, des personnes à rencontrer et des contenus à transmettre. En fonction de vos outils, organisez l’agenda électronique à l’avance indiquant les rencontres prévues et les objectifs de celles-ci avec les personnes concernées.
Dès son arrivée, encouragez le·la nouveau·elle collaborateur·rice à tenir un journal de bord sur base de ce plan afin de suivre son parcours et préparer (si besoin) l’une ou l’autre rencontre.
Livret d’accueil : grâce à un livret d’accueil, présentez la structure, son histoire, son personnel et fournissez des conseils pratiques sur l’utilisation des espaces et des outils, ….
Check-list d’accueil : créez un document support sous format “check-list” afin de définir qui (parrain/marraine, responsable, …) communique quoi (procédures, matériel, …) et quand.
Présentation du poste et des objectifs : clarifiez les attentes et objectifs pour les six premiers mois et décrivez le poste, sa mission et ses responsabilités à l’aide de la (des) description(s) de fonction.
Rapport d’étonnement : un mois après l'intégration, organisez un entretien pour recueillir les impressions du·de la nouveau·elle arrivant·e. Utilisez ces retours pour améliorer continuellement l’accueil et l'intégration et valorisez ainsi les opinions du·de la nouvel·le arrivant·e.
Premier parcours de formation
Parallèlement à l'accueil, préparez un parcours de formation planifié sur six mois après l’arrivée de la nouvelle recrue, pour garantir son intégration et une prise de fonction réussie.
Voici 3 actions clés à mettre en place.
Évaluation initiale des compétences : sur base de l’évaluation réalisée lors du recrutement, identifiez les forces et les lacunes du·de la nouveau·elle travailleur·euse pour établir un parcours de formation cohérent. Complétez éventuellement avec un questionnaire ou un entretien avec le·la référent·e-formation pour affiner l’identification des compétences à acquérir.
Plan de formation personnalisé : créez un plan de formation sur mesure en fonction des besoins identifiés. Ce plan doit inclure des objectifs d’apprentissage précis et des étapes concrètes pour les atteindre. Voici quelques pistes pour soutenir ce plan personnalisé.
Désignation d’un·e tuteur·rice : nommez un·e tuteur·rice interne pour guider le·la nouveau·elle collaborateur·rice, faciliter son adaptation et l’aider à acquérir les compétences prévues dans le plan. Encouragez également le tutorat croisé avec d’autres collègues pour enrichir l'apprentissage.
- Formation complémentaire : intégrez des formations externes si nécessaire.
- Feedback structuré : organisez des sessions de feedback à la fin de chaque apprentissage pour que le·la nouveau·elle collaborateur·rice puisse évaluer ses progrès et ajuster le plan de formation si besoin.