C'est quoi, un plan de formation?
Un plan de formation, c’est un document stratégique qui répertorie et organise les activités d'apprentissage au sein de votre organisation. Conçu pour une période définie, généralement d'un ou deux ans, ce plan joue le rôle d'un GPS pour le développement des compétences de l'ensemble des travailleur·euse·s.
C'est un outil conçu pour anticiper les besoins en compétences des travailleur·euse·s ainsi que ceux de l'organisation, dans un monde en constante évolution. Il ne s’agit donc pas d’une simple liste compilant les demandes individuelles spontanées de formation…
Un processus en 5 étapes
Competentia vous propose un processus concerté en 5 étapes pour réaliser le plan de formation de votre organisation.
Competentia propose une approche
- Intersectorielle qui s’adresse aux organisations des secteurs du non-marchand privé belge francophone.
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Collective, participative et concertée. Il est recommandé (et dans certains secteurs obligatoire) de construire le plan de formation d'une organisation de manière collective, participative et concertée. Les partenaires sociaux des Fonds APEF et FeBi et Competentia valorisent l'implication des travailleur·euse·s dans la réalisation et la mise en action d'un plan de formation.
Etape 1: préparer le projet
Avant de se lancer dans la création d'un plan de formation, il est essentiel de bien se préparer. Cette étape de cadrage et d’ancrage est essentielle pour “embarquer” l'ensemble de l'équipe dans le processus !
Cela implique
- de planifier le projet “Plan de formation”
- de faire un état des lieux des ressources disponibles pour mener à bien ce projet.
Planifier le projet “Plan de formation”
Les objectifs
A quoi va servir le plan de formation ? Quel est son but ? En particulier à ce moment-ci? Quels seront nos critères d’évaluation ?
Une organisation définit les objectifs de son plan de formation en fonction des moyens qu’elle peut y consacrer (temps, budget…) et en cohérence avec ses missions.
Les acteur·ices
Comment répartir et coordonner les rôles des différentes parties prenantes telles que le groupe de pilotage, la direction, la délégation syndicale, les responsables d'équipe, etc. ? Qui prendra en charge la gestion du projet ?
Il est nécessaire de désigner le pilote du projet “plan de formation”. Ce rôle peut être assumé par un groupe de travail (GT) et/ou une "personne référente formation". Ce pilote supervise chaque étape de l’élaboration du plan, en impliquant les autres parties prenantes et en fonction du mandat reçu.
Le calendrier
Combien de temps faudra-t-il pour élaborer le plan de formation ? Quelles sont les échéances à respecter ?
Le calendrier permet d’organiser les actions et de respecter les éventuelles obligations légales en termes de timing.
Le budget
Quel sera le budget alloué à la formation pour cette période ? Quelle part du budget laisse-t-on pour les imprévus ? Connaître le budget consacré au projet plan de formation permet d’établir des objectifs réalistes et réalisables.
La communication
Comment va-t-on communiquer ? Quand faire circuler l'information, dans quel but ? Vers qui ?
Dès le départ, il faut informer les travailleur·euse·s des objectifs du plan de formation, de qui va faire quoi, avec quels moyens et qui va décider quoi. Il faut ensuite continuer à les informer régulièrement sur l'avancement du plan.
Faire un état des lieux
Un plan de formation part de « là où en est » l’organisation et des moyens qu’elle a à sa disposition. Avant de se lancer, il faut donc recenser tous les éléments et documents qui soutiendront le projet.
Premièrement, prenez en compte la « culture formation » existante dans l’organisation afin :
- De définir des objectifs en cohérence avec ce qui existe.
- D'anticiper les résistances aux changements de pratiques.
- De capitaliser sur les pratiques déjà utilisées.
Deuxièmement, faites une “photo” de l’organisation en répondant à quelques questions:
- Quelle est l'identité de notre organisation : nos missions, nos valeurs, notre vision?
- Quelles évolutions sont prévisibles dans notre environnement : secteur, public, législation, etc. ?
- Quels sont les grands projets en cours et nos priorités ?
- Quels outils avons-nous pour identifier nos besoins en compétences : descriptions de poste, entretiens, référentiels de compétences, etc. ?
- Quelles formations avons-nous soutenues par le passé ?
- Que pouvons-nous dire de la « culture formation » de notre organisation ?
- Y-a-t-il des dysfonctionnements dans la structure ? De quel ordre sont-ils?
Un plan de formation demande une forte mobilisation et disponibilité de l’équipe. Le démarrer pendant une période de redéfinition des missions de l'ASBL ou en présence de nombreux conflits interpersonnels est à réfléchir.
Etape 2 : récolter les besoins en compétences
La récolte des besoins en compétences, c’est le cœur du plan de formation. C'est à ce stade que la lumière se fait sur les besoins réels. Les membres de votre organisation y participent activement en exprimant leurs besoins en compétences.
Découvrez notre outil “Méthodes pour identifier les besoins en compétences”
Lien vers apprentissages “des outils pour tout savoir”
Choisir une méthode adaptée à votre organisation
Il y a différentes manières de collecter les besoins en compétences.
- Utiliser les informations compilées lors de l'état des lieux
- Se baser sur des échanges avec les membres de l'équipe (réunion, entretien...).
Préférez les méthodes déjà intégrées dans votre organisation. Cela facilite la récolte et évite ainsi de surcharger l’équipe avec des tâches supplémentaires…Par exemple, si des entretiens de fonctionnement sont mis en place, utilisez-les pour discuter aussi des besoins en compétences.
Un plan de formation ne doit pas nécessairement examiner tous les types de besoins simultanément. Selon vos objectifs et votre contexte, vous pouvez vous concentrer sur certains besoins. Par exemple, en période de crise, vous ciblez les besoins en compétences urgents et pouvant être résolus rapidement. Une fois la situation stabilisée, vous orientez le plan de formation suivant vers des besoins à moyen et long terme pour renforcer la dynamique de l’organisation.
Qui recueille les besoins en compétences? Selon l'outil utilisé et la taille de l'organisation, cela peut être le groupe de travail plan de formation, des responsables d'équipe, etc. Cette personne doit avoir un mandat clair et être légitimée.
Prioriser les besoins en compétences
Après avoir collecté les besoins, il est temps de les objectiver et de les prioriser en fonction des objectifs du plan de formation de départ. En communiquant clairement sur les choix effectués et les objectifs du plan, vous favorisez l'adhésion de votre équipe à cette démarche.
NB: vérifiez si les besoins identifiés sont bien des “besoins en compétences”, c'est-à-dire s’ils peuvent être satisfaits par le biais de l’apprentissage ou s'ils nécessitent d’être traités à un autre niveau (répartition des tâches, organisation du travail, amélioration du cadre de travail, gouvernance, …).
Etape 3 : Traduire les besoins en plan d’action
Après avoir collecté les besoins en compétences, la prochaine étape consiste à choisir des activités d'apprentissage adaptées pour y répondre. On pense souvent d’abord aux formations “classiques”. Mais il existe aussi d’autres méthodes d'apprentissage : tutorat entre pairs, coaching, lecture, webinaires, tutoriel en ligne...
Personnaliser les méthodes d'apprentissage
Cherchez les méthodes d'apprentissage adaptées aux besoins de chacun·e. Prenez en compte les contextes spécifiques pour trouver des réponses créatives et ciblées. Par exemple: pour une personne autodidacte, un tuto ciblé en ligne peut être plus efficace qu’une formation collective de 3 jours.
Il est fréquent que plusieurs personnes expriment des besoins qui semblent similaires, comme la maîtrise d'Excel ou la gestion du stress. Dans un souci d'efficacité, il peut être tentant d'organiser une formation collective. Cependant, assurez-vous que ces besoins sont réellement communs: quel usage d'Excel? Quel type de stress?
Une analyse approfondie des besoins en compétences de chaque travailleur·euse permet de leur proposer une réponse adaptée: type d’apprentissage, niveau de la formation...
Rédiger le plan de formation
Il n’existe pas de document-type officiel pour rédiger un plan de formation.
Competentia vous propose un modèle de table des matières, qui comprend 4 parties.
- Une charte de la formation décrivant la politique interne de formation de votre organisation.
- Les objectifs du plan de formation pour la période définie.
- La méthodologie utilisée pour élaborer le plan (état des lieux, méthodes d'identification des besoins, etc.).
- Une planification des activités d'apprentissage via un tableau de bord et de suivi, offrant une vue d'ensemble (apprentissages prévus, activités d'apprentissages, estimation du budget, les priorités et le calendrier).
> Découvrez notre outil “Plan de formation: une table des matières”
N’oubliez pas de faire valider le plan de formation par les instances responsables, conformément aux procédures en vigueur dans votre organisation.
Etape 4 : mettre en œuvre le plan de formation
Cette étape marque le passage à la mise en application du plan de formation : envoyer les travailleur·euse·s en apprentissage, ajuster le plan et suivre les progrès des travailleur·euse·s.
Monitorer le plan : suivi et ajustement
La mise en œuvre du plan implique l’organisation pratique des activités d’apprentissages.
Dans les petites ASBL, une partie des tâches (appel d’offre, location des salles pour les formations internes, sélection des formations dans les catalogues,...) peut être déléguée aux travailleur·euse·s.
Le suivi du plan peut se faire à l’aide de notre tableau de bord. Il vous aide à tenir à jour le calendrier des actions, les personnes impliquées, les budgets, etc. Soyez prêt à l’ajuster en cas d'imprévus!
Suivre les apprentissages et les progrès
Une fois que les travailleur·euse·s sont revenu·e·s de formation, il s'agit
- d'évaluer les apprentissages
- de s’assurer que les nouvelles compétences sont utilisées sur le terrain
Pour ancrer les nouvelles compétences, offrez des opportunités et des temps dédiés pour que les travailleur·euse·s puissent les expérimenter dans leur travail.
Etape 5 : évaluer le plan
Le plan de formation est un processus cyclique, visant une amélioration continue. Un premier plan de formation n'est jamais parfait, mais il permet de se lancer! L'évaluer permet de faire le bilan et d’améliorer le plan suivant.
A vérifier lors de l’évaluation
- Atteinte des objectifs initiaux : a-t-on réalisé ce que l'on s'était fixé au début?
- Utilisation des apprentissages : les travailleur·euse·s mettent-ils en pratique les compétences apprises?
- Expérience du groupe de travail ou du·de la référent·e formation : comment ont-ils vécu leur rôle dans ce processus?
- Évolution de la “culture formation” : les attitudes envers l'apprentissage ont-elles changé au sein de l'équipe?
- Aspects méthodologiques : les méthodes utilisées étaient-elles efficaces?
- Surprises : quels ont été les points inattendus ? Les difficultés rencontrées? Les succès inattendus ? Des outils à développer?
Cette évaluation finale permet de pointer les points à améliorer et les bonnes pratiques à conserver pour le prochain plan.
Pourquoi faire un plan de formation?
Bénéfices pour l’organisation
La mise en œuvre d'un plan de formation soutient le projet social et stratégique de l’organisation en favorisant différents aspects.
- Le développement des compétences des travailleur·euse·s.
- L'anticipation des changements et des défis futurs.
- L'amélioration du service aux bénéficiaires : des travailleur·euse·s bien formé·e·s offrent un meilleur service.
- La création de synergies en connectant les travailleur·euse·s autour des missions de l’organisation.
Bénéfices pour les travailleur·euse·s
Un plan de formation bien pensé peut aussi favoriser le bien-être au travail et être un outil de prévention du burn-out.
En répondant aux besoins des travailleur·euse·s, en encourageant la mobilité professionnelle et en garantissant l’équité dans l’accès à la formation, il favorise un environnement où chacun·e peut s'épanouir.
5 clés de réussite pour un plan de formation de qualité
- Un objectif à court et long terme qui mobilise l’organisation.
- Une charte de la formation clarifiant les enjeux, les rôles et les procédures pratiques.
- Un groupe de travail représentatif de la diversité des métiers présents dans l’organisation et/ou un·e référent·e impliqué·e, formé·e et à l’écoute.
- Des outils de gestion de compétences : descriptions de fonction, entretiens-compétences, évaluation de projet…
- Un investissement financier et en temps dans la formation.
Il n’est évidemment pas indispensable de cocher les 5 items avant de se lancer !